كراسة المواصفات: الورقة اللي بتفرق بين مشروع ناجح ومشروع بيتأخر سنة

لو سألتني إيه أكتر سبب بيخلي مشروع برمجي يتأخر ضعف مدته أو يتلغي خالص، مش هقول لك «تقنية صعبة» ولا «مبرمجين ضعاف». السبب شبه دايماً: الطرفين فهموا كلمة واحدة بطريقتين مختلفتين، واكتشفوا ده بعد شهرين شغل.

كراسة المواصفات هي المكان اللي بتكتشف فيه الاختلاف ده قبل ما حد يدفع فلوس.

2. رحلة كل عملية خطوة بخطوة. مش «إدارة طلبات»، لأ: «موظف المبيعات بيفتح شاشة طلب جديد، يختار العميل من قائمة أو يضيف عميل جديد، يضيف الأصناف، النظام بيحسب الخصم تلقائي حسب فئة العميل، يحفظ كمسودة أو يأكّد، لما يأكّد بيتبعت إشعار للمخزن ويتخصم الرصيد».

كل جملة في التوصيف ده بتوفّر يوم جدال بعدين.

3. الحالات الاستثنائية. إيه اللي يحصل لو الرصيد مش كفاية؟ لو العميل عنده مديونية متأخرة؟ لو اتلغى الطلب بعد الشحن؟ دي الحاجات اللي بتظهر في آخر المشروع وبتفجّر الجدول الزمني.

4. التقارير المطلوبة بأسمائها. «تقارير» كلمة مطاطة. اكتب: تقرير مبيعات شهري بالصنف، تقرير أرصدة مخزون، كشف حساب عميل. وحدّد كل تقرير بيتفلتر بإيه.

5. التكاملات الخارجية. بوابة دفع؟ شركة شحن؟ نظام محاسبي قايم؟ واتساب؟ كل تكامل ده مشروع صغير جوه المشروع، ولازم يتسعّر لوحده.

6. اللي مش داخل في النطاق. البند ده أهم من اللي قبله. اكتب صراحة: «تطبيق الموبايل مش ضمن المرحلة دي»، «الترحيل من النظام القديم مش داخل». ده بيحمي الطرفين.

الشركة الجادة هتجاوب على ده كتابة من غير ما تتضايق. اللي هيدوّر حوالين الإجابة — ده إنذار.

لو شركة قالت لك «مش محتاجين كراسة، إحنا فاهمين» — ده مش ثقة، ده مخاطرة هتدفع تمنها.